Karofi

Head of Procurement Department (Karofi Hung Yen)

Hanoi, Vietnam · On site · Director

Vietnamese required

Translated automatically from Vietnamese. Read the original

1. Plan and manage procurement activities Develop procurement plans based on Production Plan (KHSX) and Business Plan (KHKD). Ensure materials, components and goods are supplied in full, correct quantity, quality and timeline to serve production and business operations. Work with suppliers on order placement, order confirmation, delivery schedules, payment and goods coordination to the Company. Proactively handle issues related to delivery schedules, material shortages and non-conforming goods (NG). 2. Execute procurement and control inventory Organize and implement procurement activities according to approved plans. Monitor inventory status, material usage progress and actual needs to develop appropriate procurement plans. Coordinate with relevant departments to control inventory at reasonable levels, limit stockouts, high inventory or slow-moving inventory. Monitor and propose solutions for abnormal inventory. 3. Search for and develop suppliers and new materials Search for and develop domestic and foreign suppliers suitable to the Company's needs. Conduct preliminary assessment of supplier capabilities in quality, cost, production capacity, delivery schedule and responsiveness. Negotiate commercial terms such as price, payment methods, delivery time, MOQ, warranty and other cooperation conditions. Coordinate implementation of new supplier development projects, new materials, new components or alternative supply sources. 4. Evaluate and develop suppliers Build and implement supplier evaluation/audit plans on a monthly, quarterly or annual basis. Monitor and evaluate supplier performance effectiveness according to criteria on quality, price, delivery, service and cooperation level. Coordinate with relevant departments to require suppliers to implement corrective actions when issues arise. Build and maintain a system of potential, stable suppliers with long-term responsiveness capability. 5. Control incoming goods quality Coordinate with IQC/QA/QC departments in evaluating and controlling quality of materials, components and incoming goods. Monitor defective goods and NG status and coordinate with suppliers to implement handling measures, returns or improvements. Work with suppliers to reduce defect rates, improve incoming quality and limit impact on production operations. 6. Manage, train and develop team Assign, guide and supervise work of employees in the procurement team. Monitor, evaluate work performance results and support employees in handling arising issues. Build training plans to enhance professional capabilities for the team. Develop key personnel and build successor team. Build an active, collaborative and responsible working environment according to common objectives. 7. Build and improve processes Build, review and improve processes, regulations and forms related to procurement activities and supplier management. Build data systems and lists of potential suppliers, ensuring stable supply sources. Build and implement training and internal coaching programs for the procurement team. Propose improvement solutions to enhance procurement efficiency, reduce costs and shorten supply time. 8. Report and manage results Implement weekly/monthly/quarterly reports on procurement status, order fulfillment progress and existing issues. Report on supplier status, inventory, goods quality, delivery schedule and procurement costs. Build action plans for orders at risk of delayed schedule or not meeting production plans. Propose solutions and report to management on issues affecting supply operations.
The original, in Vietnamese
1. Lập kế hoạch và quản lý hoạt động mua hàng Lập kế hoạch mua hàng căn cứ theo Kế hoạch sản xuất (KHSX) và Kế hoạch kinh doanh (KHKD). Đảm bảo vật tư, linh kiện và hàng hóa được cung ứng đầy đủ, đúng số lượng, chất lượng và tiến độ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Làm việc với nhà cung cấp về đặt hàng, xác nhận đơn hàng, kế hoạch giao hàng, thanh toán và điều phối hàng hóa về Công ty. Chủ động xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến tiến độ giao hàng, thiếu hụt vật tư và hàng hóa không phù hợp (NG). 2. Thực hiện mua hàng và kiểm soát tồn kho Tổ chức và triển khai các hoạt động mua hàng theo kế hoạch được phê duyệt. Theo dõi tình hình tồn kho, tiến độ sử dụng vật tư và nhu cầu thực tế để xây dựng kế hoạch mua hàng phù hợp. Phối hợp với các bộ phận liên quan nhằm kiểm soát tồn kho ở mức hợp lý, hạn chế tình trạng thiếu hàng, tồn kho cao hoặc tồn kho chậm luân chuyển. Theo dõi và đề xuất giải pháp xử lý đối với hàng tồn kho bất thường. 3. Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp, vật tư mới Tìm kiếm và phát triển nhà cung cấp trong nước và nước ngoài phù hợp với nhu cầu của Công ty. Đánh giá sơ bộ năng lực nhà cung cấp về chất lượng, giá thành, năng lực sản xuất, tiến độ giao hàng và khả năng đáp ứng. Đàm phán các điều khoản thương mại như giá, phương thức thanh toán, thời gian giao hàng, MOQ, bảo hành và các điều kiện hợp tác khác. Phối hợp triển khai các dự án phát triển nhà cung cấp mới, vật tư mới, linh kiện mới hoặc nguồn cung thay thế. 4. Đánh giá và phát triển nhà cung cấp Xây dựng và triển khai kế hoạch đánh giá/Audit nhà cung cấp định kỳ theo tháng, quý hoặc năm. Theo dõi, đánh giá hiệu quả hoạt động của nhà cung cấp theo các tiêu chí về chất lượng, giá, giao hàng, dịch vụ và mức độ hợp tác. Phối hợp với các phòng ban liên quan yêu cầu nhà cung cấp thực hiện các hành động cải tiến khi có vấn đề phát sinh. Xây dựng và duy trì hệ thống nhà cung cấp tiềm năng, ổn định và có khả năng đáp ứng dài hạn. 5. Kiểm soát chất lượng hàng hóa đầu vào Phối hợp với bộ phận IQC/QA/QC trong việc đánh giá và kiểm soát chất lượng vật tư, linh kiện và hàng hóa đầu vào. Theo dõi tình trạng hàng lỗi, hàng NG và phối hợp với nhà cung cấp thực hiện các biện pháp xử lý, đổi trả hoặc cải tiến. Làm việc với nhà cung cấp nhằm giảm tỷ lệ lỗi, nâng cao chất lượng đầu vào và hạn chế ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất. 6. Quản lý, huấn luyện và phát triển đội ngũ Phân công, hướng dẫn và giám sát công việc của nhân viên trong nhóm mua hàng. Theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện công việc và hỗ trợ nhân viên xử lý các vấn đề phát sinh. Xây dựng kế hoạch đào tạo nhằm nâng cao năng lực chuyên môn cho đội ngũ. Phát triển nhân sự chủ chốt (Key Person) và xây dựng đội ngũ nhân sự kế cận. Xây dựng môi trường làm việc chủ động, phối hợp và chịu trách nhiệm theo mục tiêu chung. 7. Xây dựng và cải tiến quy trình Xây dựng, rà soát và cải tiến các quy trình, quy định và biểu mẫu liên quan đến hoạt động mua hàng và quản lý nhà cung cấp. Xây dựng hệ thống dữ liệu và danh sách nhà cung cấp tiềm năng, đảm bảo nguồn cung ổn định. Xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo, huấn luyện nội bộ cho đội ngũ mua hàng. Đề xuất các giải pháp cải tiến nhằm nâng cao hiệu quả mua hàng, giảm chi phí và rút ngắn thời gian cung ứng. 8. Báo cáo và quản trị kết quả Thực hiện báo cáo tuần/tháng/quý về tình hình mua hàng, tiến độ đáp ứng đơn hàng và các vấn đề tồn tại. Báo cáo tình hình nhà cung cấp, tồn kho, chất lượng hàng hóa, tiến độ giao hàng và chi phí mua hàng. Xây dựng kế hoạch hành động đối với các đơn hàng có nguy cơ chậm tiến độ hoặc không đáp ứng kế hoạch sản xuất. Đề xuất giải pháp và báo cáo cấp quản lý đối với các vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động cung ứng.
Apply on Karofi's site

Get job alerts and all 3,415 jobs.

Free, with your email. New jobs that fit you, every Monday.

OV members also see who works at each company and can ask them for a short chat.

Apply to join

OV member? Use the email you use for OV.

Hiring? Reach Overseas Vietnamese.Post jobs