Chubb

Clerk, Policy Servicing

Ho Chi Minh City, Vietnam · On site

Vietnamese required

Translated automatically from Vietnamese. Read the original

Role and Responsibilities

1. Processing daily policy management transactions:

  • Receive, verify and process transactions related to insurance policies after issuance, such as: Changes/updates to customer information and policy information, changes to contact information, address and identification documents, changes to beneficiaries and related parties on the policy, changes related to insurance benefits according to product regulations, other transactions within the scope of Policy Servicing.

  • Verify the completeness, validity and consistency of documents/records before executing transactions on the system.

  • Perform data entry, verification, monitoring and completion of transactions according to authorization levels and business procedures.

  • Ensure transactions are processed accurately, completely, in accordance with internal procedures, company regulations and committed TAT.

  • Proactively monitor pending documents, documents requiring supplementation or verification and coordinate with relevant parties to complete within the deadline.

  • Identify and promptly report any abnormal cases, data discrepancies or system issues to Management.

2. Coordination with relevant departments

  • Coordinate with related departments such as Customer Service, Underwriting, Claims, Product, IT, Finance, Operations and business/distribution departments to handle requests related to policies.

  • Exchange and clarify cases with incomplete documents, inconsistent information or transactions requiring further verification.

  • Coordinate to resolve issues arising from systems, data or business procedures, ensuring customer transactions are not delayed.

  • Support the implementation of changes after deployment in the actual operating environment and provide feedback on arising issues to relevant parties.

3. Support process and system improvements

  • Participate in reviewing, updating and developing procedures, forms and business documents of Policy Servicing.

  • Provide operational perspective feedback on initiatives to simplify processes, digitalize, automate and develop online services.

  • Support analysis of issues arising during operations and propose solutions to reduce manual operations, reduce errors, shorten TAT and enhance customer experience.

4. Other responsibilities

  • Support team members during high transaction volumes or when there are business requests.

  • Perform other tasks and projects assigned in accordance with departmental operational needs and objectives.

Qualifications

  • Bachelor's or Associate degree in Insurance, Finance, Banking, Economics, Business Administration, Information Technology or related fields.

  • Experience in insurance operations, policy management, customer service, life insurance business or related fields is an advantage.

  • Careful, detail-oriented and highly accurate, especially when processing data and transactions related to policies.

  • Able to analyze problems, track documents and proactively coordinate to resolve pending cases.

  • Good communication and coordination skills with multiple departments/related parties.

  • Proficient in Microsoft Office, especially Word and Excel; ability to use PowerPoint and business systems is an advantage.

The original, in Vietnamese

Vai trò và nhiệm vụ

1.Xử lý giao dịch quản lý hợp đồng hằng ngày:

  • Tiếp nhận, kiểm tra và xử lý các giao dịch liên quan đến hợp đồng bảo hiểm sau phát hành, như: Thay đổi/cập nhật thông tin khách hàng và thông tin hợp đồng, thay đổi thông tin liên hệ, địa chỉ và giấy tờ tùy thân, thay đổi người thụ hưởng và các bên liên quan trên hợp đồng, thay đổi liên quan đến quyền lợi bảo hiểm theo quy định của sản phẩm, các giao dịch khác thuộc phạm vi Policy Servicing.

  • Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và nhất quán của hồ sơ/chứng từ trước khi thực hiện giao dịch trên hệ thống.

  • Thực hiện các bước nhập liệu, kiểm tra, theo dõi và hoàn tất giao dịch theo phân quyền và quy trình nghiệp vụ.

  • Đảm bảo giao dịch được xử lý chính xác, đầy đủ, đúng quy trình nội bộ, quy định của công ty và TAT cam kết.

  • Chủ động theo dõi các hồ sơ đang chờ xử lý, hồ sơ cần bổ sung hoặc cần xác minh và phối hợp với các bên liên quan để hoàn tất đúng thời hạn.

  • Nhận diện và báo cáo kịp thời các trường hợp bất thường, sai lệch dữ liệu hoặc vấn đề hệ thống cho Quản lý.

2. Phối hợp với các phòng ban liên quan

  • Phối hợp với các bộ phận liên quan như Customer Service, Underwriting, Claims, Product, IT, Finance, Operations và các bộ phận kinh doanh/phân phối để xử lý các yêu cầu liên quan đến hợp đồng.

  • Trao đổi và làm rõ các trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, thông tin không nhất quán hoặc giao dịch cần xác minh thêm.

  • Phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hệ thống, dữ liệu hoặc quy trình nghiệp vụ, đảm bảo giao dịch của khách hàng không bị tồn đọng kéo dài.

  • Hỗ trợ triển khai các thay đổi sau khi đưa vào môi trường vận hành thực tế và phản hồi các vấn đề phát sinh cho các bên liên quan.

3. Hỗ trợ cải tiến quy trình, hệ thống

  • Tham gia rà soát, cập nhật và xây dựng quy trình, biểu mẫu và tài liệu nghiệp vụ của Policy Servicing.

  • Đóng góp ý kiến từ góc độ vận hành đối với các sáng kiến đơn giản hóa quy trình, số hóa, tự động hóa và phát triển dịch vụ trực tuyến.

  • Hỗ trợ phân tích các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành và đề xuất giải pháp nhằm giảm thao tác thủ công, giảm lỗi, rút ngắn TAT và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

4. Các nhiệm vụ khác

  • Hỗ trợ các thành viên trong nhóm trong thời gian khối lượng giao dịch cao hoặc khi có yêu cầu nghiệp vụ.

  • Thực hiện các nhiệm vụ và dự án khác được phân công phù hợp với nhu cầu hoạt động và mục tiêu của bộ phận.

Qualifications

  • Tốt nghiệp đại học hoặc cao đẳng chuyên ngành Bảo hiểm, Tài chính, Ngân hàng, Kinh tế, Quản trị kinh doanh, Công nghệ thông tin hoặc các chuyên ngành liên quan.

  • Có kinh nghiệm trong lĩnh vực vận hành bảo hiểm, quản lý hợp đồng, dịch vụ khách hàng, nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ hoặc các lĩnh vực liên quan là một lợi thế.

  • Cẩn thận, chú trọng chi tiết và có độ chính xác cao, đặc biệt khi xử lý dữ liệu và giao dịch liên quan đến hợp đồng.

  • Có khả năng phân tích vấn đề, theo dõi hồ sơ và chủ động phối hợp để giải quyết các trường hợp tồn đọng.

  • Có kỹ năng giao tiếp và phối hợp tốt với nhiều phòng ban/bên liên quan.

  • Thành thạo Microsoft Office, đặc biệt Word, Excel; khả năng sử dụng PowerPoint và các hệ thống nghiệp vụ là một lợi thế.

Apply on Chubb's site

Get job alerts and all 3,095 jobs.

Free, with your email. New jobs that fit you, every Monday.

OV members also see who works at each company and can ask them for a short chat.

Apply to join

OV member? Use the email you use for OV.

Hiring? Reach Overseas Vietnamese.Post jobs