Procurement Officer

I. MÔ TẢ CÔNG VIỆC | JOB DESCRIPTION

1. Quy trình Nghiệp vụ Thu mua | Purchasing Procedures:

• Tiếp nhận các yêu cầu mua hàng (PR) từ các bộ phận. 

Receiving Purchase Requests (PR) from the departments.

• Từ PR, tạo PO và trình phê duyệt theo trình tự. 

From PR, create PO and submit for approval in sequence.

• Sau khi được phê duyệt, tiếp tục các thủ tục mua hàng: tìm nhà cung cấp, báo giá, đặt hàng, nhận hàng và bàn giao cho người yêu cầu. 

After approval, continue purchasing procedures: seek vendors, quote, place order, receive goods and hand over to requester.

• Phụ trách mua hàng hóa nhu yếu phẩm, tạp phẩm và phiếu mua hàng theo Chính sách & Quy trình của Chủ Đầu Tư. 

Responsible for purchasing essential goods, groceries and vouchers in accordance with Landlord's Policies & Procedures.

• Đảm bảo cung ứng kịp thời quà tặng, voucher phục vụ khách thuê và các hoạt động hành chính. 

Ensure timely provision of gifts and voucher for tenants and other operations activities.

• Thực hiện mua hàng hóa tại các cửa hàng mà nhà cung cấp không thể giao hàng trực tiếp. 

Make purchases at retail stores where the supplier cannot deliver directly.

2. Quản lý Chứng từ & Hồ sơ Thanh toán | Document & Payment Management:

• Hoàn thành tất cả các phiếu xuất kho / Biên bản bàn giao / Danh sách kiểm tra (Để chứng minh dịch vụ / hàng hóa đã hoàn thành / đã nhận). 

Complete all delivery notes/ Hand-over minute/ Inspection list (To prove service/ goods completed/ received).

• Tập hợp và gửi hồ sơ thanh toán: Báo giá, PR, PO, hóa đơn, Phiếu xuất kho, Biên bản nghiệm thu cho bộ phận Kế toán.

Collecting and sending the payment record: Quotation, PR, PO, invoices, Delivery sheet, Take Over record to Accountant department.

3. Giải quyết Sự cố & Các công việc khác | Issue Handling & Other Tasks:

• Xử lý tình huống khi có phản hồi của Người yêu cầu mua hàng về hàng hóa đã được mua. 

Deal with the situation when there is a response from the Purchase Requester about the goods that have been purchased.

• Thực hiện các công việc khác do quản lý trực tiếp và Trưởng phòng Thu mua yêu cầu. 

Implement the other works requested by line manager and Procurement Manager.

II. YÊU CẦU ỨNG VIÊN | JOB REQUIREMENTS

• Trình độ | Qualification: Tối thiểu Đại học (Chuyên ngành liên quan). 

Minimum requirement: University (Related major).

• Kinh nghiệm | Experience: Chuyên môn tối thiểu 1 năm. 

Professional: minimum at 1 year.

• Ngôn ngữ | Language: Tiếng Anh cơ bản. 

Preferable: Basic English.

• Kỹ năng cứng | Technical skills: Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo: word, excel, powerpoint.
• Kỹ năng mềm | Soft skills: Kỹ năng đàm phán thương lượng tốt; Khả năng làm việc hiệu quả dưới áp lực. Good at negotiation skills; Ability to work effectively under pressure.
• Thái độ | Attitude/Behavior:
  • Kỹ năng ứng xử, đàm phán và giao tiếp tốt. Strong interpersonal, negotiation and communication skills.
  • Chủ động, có năng lực, linh hoạt và sẵn sàng học hỏi. Proactive, competency, flexibility and a willingness to learn.
  • Trung thực, nhiệt tình, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Honest, enthusiastic, and highly responsible in work.

III. PHÚC LỢI | BENEFITS

• BHXH đóng trên 100% lương cơ bản.

Full salary-based Social Insurance.

• Bảo hiểm sức khỏe tư nhân sau khi hoàn thành thử việc.

Personal health insurance after probation.

• Lương tháng 13 và thưởng hiệu suất định kỳ hấp dẫn.

13th-month salary and attractive performance bonuses.

• Giảm giá dịch vụ tại Crescent Mall và các hoạt động nội bộ sôi nổi cho nhân viên.

Employee discounts at Crescent Mall and engaging internal activities.

IV. THỜI GIAN LÀM VIỆC | WORKING HOURS

• Giờ hành chính | Office hours: 44 giờ/tuần.
• Chi tiết:
  • Thứ Hai – Thứ Sáu: 08:30 – 18:00.
  • 2 sáng Thứ Bảy/tháng: 09:00 – 12:00.

V. ĐỊA ĐIỂM LÀM VIỆC | WORKING LOCATION

• Broadway B: 102 Nguyễn Lương Bằng, Phường Tân Mỹ, TP. HCM
• Broadway B: 102 Nguyen Luong Bang, Tan My Ward, HCMC.