Senior Facility Manager – Integrated Facility Management (IFM)

TỔNG QUAN/ JOB SUMMARY:

Chịu trách nhiệm lãnh đạo, điều hành và quản trị các dịch vụ Quản lý Cơ sở Vật chất Tích hợp (IFM) trên nhiều tài khoản khách hàng khác nhau, bao gồm văn phòng doanh nghiệp, nhà máy sản xuất, khu công nghiệp, kho bãi, trung tâm logistics, cơ sở nghiên cứu và các bất động sản thương mại khác do Savills quản lý. Đồng thời đóng vai trò đầu mối chuyên môn IFM tại Văn phòng Chính, đảm bảo tính nhất quán trong vận hành, sự xuất sắc trong hoạt động, quản trị kỹ thuật và khả năng cạnh tranh thương mại trên toàn bộ danh mục dự án / Responsible for leading and governing Integrated Facility Management (IFM) services across multiple client accounts, including corporate offices, manufacturing facilities, industrial parks, warehouses, logistics centers, research facilities, and other commercial properties managed by Savills. This position serves as the Head Office functional lead for IFM operations, ensuring service consistency, operational excellence, technical governance, and commercial competitiveness throughout the portfolio.

TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC/ RESPONSIBILITIES:

Chiến lược IFM và Lãnh đạo Danh mục Dự án / IFM Strategy & Portfolio Leadership. 

- Lãnh đạo và quản trị hoạt động IFM trên nhiều khách hàng và lĩnh vực ngành nghề khác nhau / Lead and govern IFM operations across multiple client accounts and industry sectors.

- Xây dựng chiến lược vận hành, tiêu chuẩn và thông lệ tốt nhất cho IFM / Develop IFM operational strategy, standards, and best practices.

- Chuẩn hóa quy trình vận hành, KPI và khung quản trị cho tất cả dự án IFM / Standardize operating procedures, KPIs and governance framework for all IFM projects.

- Thúc đẩy các sáng kiến cải tiến liên tục nhằm nâng cao chất lượng dịch vụ, hiệu quả vận hành và sự hài lòng của khách hàng / Drive continuous improvement initiatives to improve service quality, efficiency, and client satisfaction.

- Đề xuất các giải pháp quản lý nơi làm việc và cơ sở vật chất tiên tiến phù hợp với xu hướng thị trường / Introduce innovative workplace and facility management solutions aligned with market trends.

Phát triển Kinh doanh và Giải pháp / Business Development & Solution

- Tham gia các hoạt động trước khi trao thầu bao gồm: / Participate in all pre-award activities including:

- Khảo sát hiện trạng dự án / Site survey and operational due diligence.

  + Đánh giá cơ sở vật chất / Facility assessment.

  + Tư vấn kỹ thuật / Technical advisory.

  +  Xây dựng phạm vi công việc / Scope of Work development.

  +  Hoạch định nguồn lực / Resource planning.

  +  Lập dự toán chi phí / Cost estimation.

  +  Chuẩn bị đề xuất thương mại / Commercial proposal preparation.

  + Thuyết trình với khách hàng tiềm năng / Presentation to prospective clients.

- Xây dựng giải pháp dịch vụ IFM tích hợp / Solution development for integrated facility management services.

- Hỗ trợ bộ phận Kinh doanh và Thương mại trong đấu thầu, làm rõ hồ sơ và đàm phán hợp đồng. Đề xuất mô hình vận hành phù hợp nhất theo yêu cầu khách hàng và mục tiêu kinh doanh / Support Sales and Commercial teams during bidding, client clarification meetings, and contract negotiation. Recommend the most suitable operating model based on client requirements and business objectives.

Huy động và Chuyển giao Dự án IFM / IFM Mobilization & Transition

- Xây dựng kế hoạch huy động dự án mới / Developing mobilization plans.

- Chuẩn bị hồ sơ vận hành / Preparing operational documentation.

- Thiết lập quy trình FM / Establishing FM procedures.

- Điều phối quá trình tiếp nhận khách hàng / Establishing FM procedures.  

- Quản lý tiếp nhận tài sản / Establishing FM procedures.

- Hỗ trợ tuyển dụng và triển khai nhân sự / Establishing FM procedures.

- Đảm bảo sẵn sàng vận hành trước khi chính thức triển khai / Establishing FM procedures.

- Đảm bảo quá trình chuyển giao từ nhà cung cấp hiện tại sang Savills diễn ra thuận lợi / Establishing FM procedures.

Quản trị Vận hành / Operational Governance

- Provide operational governance across all IFM/ FM projects including:

.Văn phòng doanh nghiệp / Corporate offices

. Nhà máy sản xuất / Manufacturing plants

. Cơ sở công nghiệp / Industrial facilities

. Kho bãi / Warehouse

. Trung tâm logistics / Logistics center

. Khu phức hợp đa chức năng / Mixed-use facilities

- Theo dõi hiệu quả vận hành thông qua kiểm tra, đánh giá và báo cáo định kỳ / Monitor operational performance through regular reviews, audits, and reporting.

- Hỗ trợ các dự án xử lý các vấn đề vận hành phức tạp / Support site teams in resolving complex operational issues.

- Xem xét các sự cố nghiêm trọng và triển khai kế hoạch phòng ngừa / Review major incidents and implement preventive action plans.

Quản lý Nhà cung cấp và Đối tác Dịch vụ / Vendor & Service Partner Management

- Quản lý các nhà cung cấp chiến lược bao gồm:

. An ninh / Security

. Vệ sinh / Cleanin

. Cảnh quan / Landscaping

. Kiểm soát côn trùng / Pest Control

. Bảo trì kỹ thuật / Technical Maintenance

. HVAC

. Bảo trì Cơ Điện / Electrical & Mechanical Maintenance

. Bảo trì thang máy / Lift Maintenance

. Hệ thống PCCC / Fire Protection Systems

. Quản lý chất thải / Waste Management

. Dịch vụ nơi làm việc / Workplace Services

. Dịch vụ ăn uống / Catering

. Lễ tân / Reception

- Đánh giá năng lực, giá cả, chất lượng dịch vụ và mức độ tuân thủ của nhà cung cấp / Evaluate vendor capability, pricing, service quality and compliance

- Chủ trì đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và các chương trình cải tiến liên tục / Lead vendor performance reviews and continuous improvement programmes.

Hỗ trợ Kỹ thuật & Kỹ sư / Technical & Engineering Support

- Tư vấn và hướng dẫn về: / Provide technical guidance on

- Bảo trì khắc phục sự cố / Corrective maintenance.

- Bảo trì phòng ngừa / Preventive maintenance.

- Quản lý vòng đời tài sản / Asset lifecycle management.

- Quản lý năng lượng / Energy management.

- Các sáng kiến phát triển bền vững / Sustainability initiatives.

- Tuân thủ HSE / HSE compliance.

- Lập kế hoạch CAPEX/OPEX / CAPEX/ OPEX planning.

- Đánh giá rủi ro / Risk assessment.

- Support site engineering teams in solving major technical issues.

Quản lý Tài chính / Financial Management

- Rà soát mô hình nhân sự / Reviewing staffing models.

- Rà soát ngân sách vận hành / Reviewing operating budgets.

- Xây dựng mô hình chi phí / Preparing cost models.

- Tối ưu chi phí vận hành / Optimizing operational costs.

- Benchmark đơn giá IFM/FM trên thị trường / Benchmarking IFM / FM service pricing.

- Theo dõi hiệu quả tài chính các dự án IFM / Monitoring financial performance across IFM projects.

- Xác định các cơ hội nâng cao hiệu quả mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ / Identify opportunities for operational efficiency without compromising service quality.

Hoạch định Nguồn lực và Quản lý Nhân sự Dự phòng / Resource Planning & Backup Management

- Xây dựng kế hoạch nguồn lực IFM tại Văn phòng Chính / Develop Head Office resource planning for IFM operations.

- Điều phối nhân sự thay thế cho: Quản lý Cơ sở Vật chất / Quản lý Vận hành, Kỹ sư trưởng / Quản lý Kỹ thuật, Nhân viên Kỹ thuật,  Nhân viên Chăm sóc Khách hàng và Hành chính / Coordinate backup deployment for: Facility Managers / Operation Managers, Chief Engineers / Technical Managers, Technical staffs, Customer Service and Administration staffs.

- Hỗ trợ thay thế nhân sự khẩn cấp giữa các dự án / Support emergency manpower replacement across projects.

- Xây dựng nguồn nhân tài và kế hoạch kế nhiệm cho các vị trí IFM trọng yếu / Maintain talent pool and succession planning for critical IFM positions.

- Hỗ trợ tuyển dụng, phỏng vấn và hội nhập nhân sự vận hành chủ chốt / Support recruitment, interviewing, and onboarding for key operational roles.

Đảm bảo Chất lượng và Tuân thủ / Quality Assurance & Compliance

- Thực hiện và triển khai / Develop and implement:

. Kiểm toán vận hành / Operational audits

. Kiểm toán kỹ thuật / Technical audits

. Thanh tra HSE / HSE inspections

. Giám sát KPI / KPI monitoring

. Đánh giá chất lượng dịch vụ / Service quality assessments

. Kế hoạch liên tục kinh doanh (BCP) / Business continuity planning

. Kế hoạch ứng phó khẩn cấp / Emergency preparedness

- Đảm bảo tất cả dự án tuân thủ tiêu chuẩn Savills, quy định pháp luật và yêu cầu khách hàng / Ensure all projects comply with Savills standards, legal regulations, and client requirements.

Quản lý Quan hệ Khách hàng / Client Relationship Management

- Hỗ trợ các Key Account Manager trong / Support key account managers in:

. Họp cấp điều hành với khách hàng / Executive client meeting

. Đánh giá hoạt động vận hành / Operational reviews

. Đánh giá kinh doanh hàng năm / Annual business reviews

. Lập kế hoạch cải tiến dịch vụ / Service improvement planning

. Xử lý các vấn đề leo thang / Escalation management

- Duy trì mối quan hệ bền vững với các bên liên quan trọng yếu / Maintain strong relationships with key stakeholders throughout the portfolio.

Phát triển Nhân sự / People Development

- Huấn luyện và cố vấn cho: Quản lý Cơ sở Vật chất / Quản lý Vận hành,  Kỹ sư trưởng / Quản lý Kỹ thuật, Chuyên viên/Nhân viên Kỹ thuật, Nhân viên Chăm sóc Khách hàng và Hành chính, Đội ngũ Quản lý hiện trường / Coach and mentor: Facility Managers / Operation Managers, Chief Engineers / Technical Managers, Technical Staffs, Customer Service & Administration Staffs, Site Management Teams.

- Xây dựng tài liệu đào tạo IFM / Develop IFM training materials.

- Thiết lập khung năng lực cho đội ngũ IFM / Establish competency framework for IFM professionals.

- Hỗ trợ quy hoạch kế nhiệm trong mảng IFM / Support succession planning across the IFM business.

Đổi mới và Chuyển đổi số IFM / IFM Innovation & Digitalisation 

- Triển khai các giải pháp CMMS, CAFM, IWMS và hệ thống quản lý cơ sở vật chất số / Lead the implementation of CMMS, CAFM, IWMS and digital facility management solutions.

- Xây dựng dashboard theo dõi vận hành, tài sản và SLA / Develop dashboards for operational performance, asset management and SLA monitoring.

- Thúc đẩy việc ra quyết định dựa trên dữ liệu trong toàn bộ danh mục dự án IFM / Promote data-driven decision making across the IFM portfolio.

Trung tâm Xuất sắc IFM (CoE) / IFM Centre of Excellence (CoE)

- Đóng vai trò chuyên gia kỹ thuật cao nhất cho các dự án IFM / Act as the technical authority for all IFM projects.

- Xây dựng tiêu chuẩn, biểu mẫu, bộ công cụ và sổ tay vận hành IFM của Savills / Develop Savills IFM standards, toolkits, templates, and operational manuals.

- Benchmark dịch vụ IFM với các đơn vị hàng đầu như JLL, CBRE, Cushman & Wakefield, ISS, Sodexo và EMCOR / Benchmark Savills IFM services against international best practices (JLL, CBRE, Cushman & Wakefield, ISS, Sodexo, EMCOR).

- Hỗ trợ mở rộng hoạt động IFM sang các ngành nghề mới / Support the expansion of IFM business into new industry sectors.

YÊU CẦU/ REQUIREMENTS:

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Kỹ thuật, Quản lý Cơ sở Vật chất, Quản lý Bất động sản, Kỹ thuật Cơ khí, Kỹ thuật Điện hoặc các ngành liên quan. / Bachelor's degree in Engineering, Facility Management, Property Management, Mechanical Engineering, Electrical Engineering, or related disciplines.
• Tối thiểu 8 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Quản lý Cơ sở Vật chất hoặc Quản lý Cơ sở Vật chất Tích hợp. / Minimum 8 years of experience in Facility Management (FM) or Integrated Facility Management (IFM).
• Ít nhất 5 năm kinh nghiệm quản lý hoạt động IFM đa địa điểm. / At least 5 years of experience leading multi-site IFM operations.
• Chứng chỉ ưu tiên / Preferred certifications: FMP (Facility Management Professional), SFP (Sustainability Facility Professional), CFM (Certified Facility Manager), NEBOSH / IOSHPMP (Preferred) / PMP (Preferred), ISO 41001 Knowledge, LEED Green Associate (ưu tiên) / LEED Green Associate (Preferred).LEED BD+C or LEED O+M (preferred)
• Am hiểu sâu sắc về vận hành văn phòng thương mại, cơ sở sản xuất, công trình công nghiệp và kho vận. / Strong knowledge of commercial office buildings, manufacturing facilities, industrial properties, warehouses, and logistics operations.
• Có kinh nghiệm huy động nguồn lực, tiếp nhận và triển khai các hợp đồng IFM. / Experience in IFM contract mobilization and transition management.
• Có kinh nghiệm trong công tác đấu thầu và phát triển giải pháp dịch vụ. / Experience in tender management and facility management solution development.
• Có tư duy thương mại tốt và năng lực quản lý tài chính vững vàng. / Strong commercial awareness and financial acumen.
• Có kỹ năng lãnh đạo và quản lý các bên liên quan xuất sắc. / Excellent leadership and stakeholder management skills.
• Có kỹ năng giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Việt và tiếng Anh. / Strong communication skills in both Vietnamese and English.